Khi cá nhân cho doanh nghiệp thuê nhà, mặt bằng, hai bên được thoả thuận trong hợp đồng để doanh nghiệp đi thuê khai và nộp thuế thay cho chủ nhà. Nếu có thoả thuận đó, doanh nghiệp là bên khai, nộp; nếu không có, chủ nhà tự khai như mọi trường hợp cho thuê khác. Dù ai làm, người có nghĩa vụ thuế vẫn là chủ nhà, và doanh thu vẫn tính trên toàn bộ tiền thuê.
Cách làm này tiện cho chủ nhà và doanh nghiệp cũng có lợi, vì chứng từ nộp thuế thay là một phần hồ sơ để tính tiền thuê vào chi phí. Chỗ hay tranh cãi là giá thuê đã gồm thuế hay chưa. Phần dưới chỉ cách ghi cho rõ, ví dụ quy đổi và chứng từ mỗi bên cần giữ.
Bảng các khoản và người thực hiện
| Khoản phải nộp | Ai nộp | Tính trên gì | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thuế giá trị gia tăng của người cho thuê | Chủ nhà là người có nghĩa vụ; doanh nghiệp khai, nộp thay nếu có thoả thuận | Tiền thuê theo hợp đồng × tỷ lệ nhóm cho thuê tài sản | Chỉ khi doanh thu năm của chủ nhà vượt ngưỡng |
| Thuế thu nhập cá nhân của người cho thuê | Như trên | Tiền thuê theo hợp đồng × tỷ lệ nhóm cho thuê tài sản | Không trừ chi phí |
| Tiền thuê thuần chủ nhà nhận | Doanh nghiệp trả | Tiền thuê theo hợp đồng trừ phần thuế đã nộp thay (nếu thoả thuận giá gồm thuế) | Phải khớp với cách ghi trong hợp đồng |
| Chi phí thuê nhà của doanh nghiệp | Doanh nghiệp hạch toán | Tiền thuê theo hợp đồng | Cần hợp đồng, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp thuế thay |
Lệ phí môn bài của cá nhân cho thuê đã bãi bỏ từ ngày 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên không còn là khoản doanh nghiệp phải khai thay.
Ghi thoả thuận trong hợp đồng thế nào
Một điều khoản về thuế tốt trả lời đủ bốn câu:
- Ai khai, nộp thuế? Ghi rõ “Bên thuê có trách nhiệm khai thuế, nộp thuế thay cho Bên cho thuê theo quy định”.
- Giá thuê đã gồm thuế hay chưa? Ghi rõ “giá thuê X đồng/tháng đã bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân của Bên cho thuê” hoặc “chưa bao gồm; Bên thuê chịu thêm phần thuế”.
- Kỳ khai và kỳ thanh toán: theo tháng, quý hay năm, khớp với lịch trả tiền.
- Bên thuê gửi gì cho chủ nhà? Bản sao tờ khai và chứng từ nộp thuế từng kỳ, để chủ nhà biết nghĩa vụ của mình đã xong.
Hợp đồng chỉ ghi “bên thuê chịu thuế” mà không nói giá đã gồm thuế hay chưa là nguồn tranh chấp phổ biến nhất: chủ nhà hiểu mình nhận đủ số tiền ghi trên hợp đồng, còn doanh nghiệp hiểu sẽ trừ thuế ra từ số đó.
Ví dụ quy đổi: giá đã gồm thuế và giá chưa gồm thuế
Giả sử hợp đồng thuê mặt bằng làm văn phòng, 40 triệu đồng mỗi tháng, doanh nghiệp khai nộp thay theo quý. Để minh hoạ, gọi T là tổng tỷ lệ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân của nhóm cho thuê tài sản theo văn bản hiện hành.
Trường hợp 1 — giá 40 triệu đã gồm thuế.
- Doanh thu tính thuế mỗi quý: 120 triệu đồng.
- Thuế doanh nghiệp nộp thay mỗi quý: 120 triệu × T. Nhẩm: mỗi 1% của T tương ứng 1,2 triệu đồng.
- Chủ nhà thực nhận mỗi quý: 120 triệu trừ số thuế đó.
- Chi phí thuê của doanh nghiệp: 120 triệu mỗi quý.
Trường hợp 2 — chủ nhà muốn nhận đủ 40 triệu mỗi tháng, thuế do doanh nghiệp chịu thêm.
- Lúc này tiền thuê thực chất phải được quy đổi lên: doanh thu tính thuế là số tiền mà sau khi trừ thuế còn đúng 120 triệu mỗi quý, tức 120 triệu ÷ (1 − T).
- Hợp đồng nên ghi thẳng số tiền thuê đã quy đổi này, thay vì ghi 40 triệu kèm câu “bên thuê chịu thuế”.
Ghi thẳng số đã quy đổi giúp tờ khai, chứng từ thanh toán và hạch toán chi phí cùng khớp một con số.
Chứng từ doanh nghiệp cần để tính tiền thuê vào chi phí
- Hợp đồng thuê có điều khoản thuế rõ ràng, kèm giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê của chủ nhà.
- Chứng từ thanh toán tiền thuê. Nên chuyển khoản vào tài khoản đứng tên chủ nhà; thanh toán tiền mặt khoản lớn làm yếu hồ sơ chi phí.
- Tờ khai và chứng từ nộp thuế thay từng kỳ.
- Nếu trả trước nhiều kỳ, phân bổ chi phí theo thời gian thuê, không đưa hết vào một kỳ.
Chủ nhà cá nhân không xuất hoá đơn giá trị gia tăng như doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần hoá đơn, chủ nhà có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng từ 1/7/2026 — tra thủ tục cụ thể trong hai văn bản này).
Khi nào nên để doanh nghiệp khai thay, khi nào nên tự khai
Không có cách nào đúng cho mọi trường hợp. Mấy gợi ý thực tế:
- Nên để doanh nghiệp khai thay khi chủ nhà chỉ có một hợp đồng cho thuê, không quen thủ tục thuế, hoặc sống xa nơi có tài sản. Doanh nghiệp có kế toán, có chữ ký số, khai định kỳ là việc quen thuộc của họ.
- Nên tự khai khi chủ nhà có nhiều tài sản cho thuê, nhiều bên thuê. Tự khai giúp chủ nhà nắm tổng doanh thu, tránh tình trạng mỗi bên thuê khai một phần mà không ai xét ngưỡng trên tổng.
- Doanh nghiệp nhỏ, không có kế toán thường xuyên mà nhận khai thay thì dễ trễ hạn. Trễ hạn phát sinh tiền chậm nộp, mà nghĩa vụ vẫn đứng tên chủ nhà.
Dù chọn cách nào, ghi rõ vào hợp đồng và rà lại mỗi năm một lần khi đối chiếu tổng doanh thu cho thuê của cả năm.
Những tranh chấp hay gặp và cách phòng
- Chủ nhà nhận ít hơn mong đợi vì doanh nghiệp trừ thuế từ tiền thuê: phòng bằng cách ghi rõ giá gồm thuế hay chưa, hoặc ghi thẳng số tiền đã quy đổi như ví dụ ở trên.
- Doanh nghiệp không gửi chứng từ nộp thay, chủ nhà không biết đã nộp chưa: ghi nghĩa vụ gửi bản sao tờ khai và chứng từ trong một số ngày nhất định sau mỗi kỳ.
- Doanh nghiệp giải thể, chuyển đi khi còn kỳ chưa khai: chủ nhà phải tự khai bổ sung các kỳ đó, nên theo dõi trên tài khoản thuế điện tử.
- Ghi giá thuê trên hợp đồng thấp hơn thực trả, phần còn lại trả tiền mặt ngoài sổ: doanh nghiệp mất phần chi phí không có chứng từ, chủ nhà khai thiếu doanh thu. Cả hai cùng chịu rủi ro truy thu và phạt khi bị kiểm tra.
Chủ nhà còn phải làm gì khi đã có bên khai thay
- Kiểm tra định kỳ trên tài khoản thuế điện tử của mình xem các kỳ đã được khai, nộp đúng chưa. Nghĩa vụ vẫn là của chủ nhà.
- Cộng doanh thu nếu còn cho thuê tài sản khác: bên khai thay chỉ biết hợp đồng của họ, không biết tổng doanh thu của chủ nhà để xét ngưỡng.
- Giữ bản sao tờ khai và chứng từ doanh nghiệp gửi.
- Khi chấm dứt hợp đồng sớm, thống nhất kỳ khai cuối cùng và xử lý tiền thuê trả trước chưa sử dụng, để khỏi khai thừa hoặc thiếu.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại của chủ nhà: xem nghĩa vụ đã được khai, nộp thay.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: doanh nghiệp tra thông tin của chủ nhà trước khi khai thay.
- Cổng hoá đơn điện tử: khi cần hoá đơn lẻ cho giao dịch cho thuê.
- Thuế cơ sở nơi có tài sản: hỏi mẫu tờ khai thay và tỷ lệ đang áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc phải khai thay không?
Không bắt buộc. Việc khai, nộp thay phát sinh khi hai bên thoả thuận trong hợp đồng. Không có thoả thuận thì chủ nhà tự khai.
Doanh nghiệp khai thay sai thì ai chịu?
Người có nghĩa vụ thuế vẫn là chủ nhà, nên cơ quan thuế có thể yêu cầu chủ nhà bổ sung. Giữa hai bên, thiệt hại do bên khai thay làm sai được giải quyết theo hợp đồng; vì vậy điều khoản trách nhiệm nên ghi rõ.
Doanh thu của chủ nhà dưới ngưỡng thì doanh nghiệp có phải khai không?
Nếu tổng doanh thu cho thuê trong năm của chủ nhà không vượt ngưỡng thì không phát sinh thuế. Doanh nghiệp thường chỉ biết hợp đồng của mình, nên cần chủ nhà xác nhận tổng doanh thu để xử lý đúng.
Có cần hoá đơn để tính tiền thuê nhà vào chi phí không?
Hồ sơ gồm hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay thường là căn cứ chính. Nếu cần hoá đơn cho một giao dịch cụ thể, chủ nhà đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ theo quy định hiện hành.
Chủ nhà ở nước ngoài thì ai khai?
Thoả thuận để doanh nghiệp khai, nộp thay là cách thuận tiện nhất. Chủ nhà nên có người được uỷ quyền tại Việt Nam để xử lý các việc khác liên quan tài sản.
Doanh nghiệp đề nghị ghi giá thuê thấp trên hợp đồng, phần còn lại trả riêng thì có nên đồng ý?
Không nên. Phần trả riêng không được khai thuế và doanh nghiệp cũng không tính được vào chi phí. Khi có tranh chấp hay kiểm tra, chủ nhà vừa bị truy thu thuế trên phần khai thiếu vừa chỉ đòi được tiền theo giá ghi trên hợp đồng.
Tăng giá thuê giữa chừng thì khai thế nào?
Ký phụ lục hợp đồng ghi giá mới và thời điểm áp dụng. Từ kỳ đó, doanh thu tính thuế theo giá mới; bên khai thay cập nhật tờ khai tương ứng.
