Lệ phí đăng ký doanh nghiệp và các khoản phí khi mở công ty

Khoản nộp nhà nước khi mở công ty rất nhỏ so với phần còn lại: một khoản lệ phí đăng ký doanh nghiệp và một khoản phí công bố thông tin trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo biểu phí hiện hành. Lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ ngày 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên doanh nghiệp thành lập từ năm 2026 không còn khoản này.

Chi phí đáng tính là những thứ doanh nghiệp phải có để hoạt động hợp lệ: chữ ký số, hoá đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, người làm kế toán và các khoản thuế phát sinh sau khi có doanh thu. Bài này đi qua từng nhóm, rồi làm một ví dụ ngân sách năm đầu cho một công ty nhỏ.

Bảng các khoản khi thành lập và năm đầu hoạt động

Lệ phí đăng ký và phí công bố: nộp lúc nào, ở đâu

Hai khoản này nộp ngay khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, phần lớn qua mạng trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mức cụ thể nằm trong biểu phí, lệ phí hiện hành; nhà nước có những thời kỳ miễn hoặc giảm để khuyến khích nộp hồ sơ trực tuyến, nên đừng dùng con số từ bài viết cũ.

Những thay đổi đăng ký sau này (đổi địa chỉ, đổi người đại diện, thay đổi thành viên, bổ sung ngành nghề) cũng có lệ phí và phí công bố riêng cho từng lần. Doanh nghiệp mới hay thay đổi liên tục trong năm đầu vì chưa ổn định địa chỉ, nên tính luôn khoản này vào ngân sách.

Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế. Doanh nghiệp không phải đăng ký thuế riêng, nhưng phải hoàn tất các bước kích hoạt tài khoản thuế điện tử để khai thuế. Chi tiết thủ tục lần đầu có trong phần đăng ký thuế lần đầu trên Cổng Thuế.

Những khoản không phải phí nhà nước nhưng bắt buộc phải có

• Chữ ký số: dùng để khai thuế, nộp thuế điện tử, ký hoá đơn. Không có chữ ký số là không khai được tờ khai đầu tiên.
• Hoá đơn điện tử: doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế và thường cần một nhà cung cấp dịch vụ. Quy định về hoá đơn điện tử được thay mới từ 1/7/2026 với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp: cần để nộp thuế, để thanh toán các hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên bằng hình thức không dùng tiền mặt nếu muốn khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Kế toán: người làm trong nhà hoặc thuê dịch vụ. Đây thường là khoản lớn nhất trong năm đầu, và là khoản không nên cắt.
• Con dấu: doanh nghiệp tự quyết định có dùng hay không và tự khắc, không còn thủ tục đăng ký mẫu dấu như trước.

Ví dụ ngân sách giả định cho năm đầu

Giả sử một công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên kinh doanh dịch vụ thiết kế, thành lập tháng 3/2026, là doanh nghiệp nhỏ và vừa đáp ứng điều kiện miễn thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị quyết 198/2025/QH15.

1. Nộp nhà nước khi thành lập: lệ phí đăng ký và phí công bố theo biểu hiện hành. Lệ phí môn bài: 0 đồng.
2. Dịch vụ bắt buộc: chữ ký số, gói hoá đơn điện tử, phí duy trì tài khoản ngân hàng — lấy báo giá hai ba nơi.
3. Kế toán: dịch vụ theo tháng hoặc lương một người bán thời gian.
4. Thuế thu nhập doanh nghiệp: đang trong thời gian được miễn nếu đủ điều kiện, nhưng vẫn phải khai và quyết toán đúng hạn. Hạn quyết toán năm của tổ chức theo Luật Quản lý thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau năm tài chính.
5. Thuế thu nhập cá nhân khấu trừ: giả sử thuê một cộng tác viên thiết kế, trả 8 triệu đồng một lần, không ký hợp đồng lao động. Công ty khấu trừ 10% = 800.000 đồng, trả cộng tác viên 7,2 triệu và nộp 800.000 đồng vào ngân sách.

Để thấy khoản miễn thuế thu nhập doanh nghiệp lớn tới đâu: giả sử sau thời gian miễn, công ty có tổng doanh thu năm 2,5 tỷ và thu nhập tính thuế 300 triệu đồng. Doanh thu không quá 3 tỷ nên áp dụng thuế suất 15% theo Luật 67/2025/QH15: thuế phải nộp 45 triệu đồng. Trong thời gian được miễn, khoản này bằng 0 — nhưng chỉ khi hồ sơ khai đầy đủ, đúng hạn.

Thứ tự việc trong tháng đầu sau khi có giấy chứng nhận

1. Treo biển tại trụ sở và bảo đảm có người nhận thư tại địa chỉ đăng ký. Cơ quan thuế có thể xác minh địa chỉ.
2. Mở tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp và thông báo số tài khoản theo quy định.
3. Mua chữ ký số, kích hoạt tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.
4. Chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng phù hợp và đăng ký theo quy định.
5. Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, chờ cơ quan thuế chấp nhận trước khi xuất hoá đơn đầu tiên.
6. Góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn Luật Doanh nghiệp quy định, bằng chuyển khoản vào tài khoản công ty, để sau này có chứng từ giá vốn.
7. Đặt lịch khai thuế: tờ khai tháng hạn ngày 20 tháng sau, tờ khai quý hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, theo Luật Quản lý thuế. Ghi lịch này cho người làm kế toán ngay từ đầu.

Những việc năm đầu hay bỏ sót và bị phạt

• Không khai thuế vì “chưa có doanh thu”: tờ khai vẫn phải nộp đúng kỳ, kể cả khi số liệu bằng 0.
• Treo biển, đặt địa chỉ ở nơi không thật sự hoạt động: dễ bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, kéo theo hạn chế về hoá đơn.
• Nhận tiền khách vào tài khoản cá nhân của chủ: làm lệch doanh thu, khó giải trình, và làm mất căn cứ chi phí.
• Thuê người đứng tên giám đốc hộ: người đứng tên chịu trách nhiệm pháp lý, còn người điều hành thật mất kiểm soát. Rủi ro cho cả hai.
• Quên khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi trả tiền cho cộng tác viên từ 2 triệu đồng một lần: doanh nghiệp bị truy thu chính số tiền đáng lẽ khấu trừ.

Tự kiểm tra ở đâu

• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: nộp hồ sơ, xem biểu lệ phí và phí công bố hiện hành.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: kiểm tra trạng thái mã số thuế của doanh nghiệp sau khi thành lập.
• Tài khoản thuế điện tử: lịch nộp tờ khai, thông báo của cơ quan thuế.
• Cổng hoá đơn điện tử: tình trạng đăng ký sử dụng hoá đơn.
• Thuế cơ sở quản lý doanh nghiệp: hỏi điều kiện miễn thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị quyết 198/2025/QH15 cho trường hợp của mình.