Phí công chứng giống nhau dù ký ở văn phòng hay ở nhà: phí tính theo biểu phí nhà nước, dựa vào loại việc và giá trị tài sản. Chỗ khác là thù lao và chi phí cho việc công chứng viên đi ra ngoài trụ sở — khoản này là giá dịch vụ do tổ chức công chứng niêm yết và thoả thuận với người yêu cầu. Công chứng ngoài trụ sở cũng không phải muốn là được: luật chỉ cho làm khi người yêu cầu có lý do chính đáng như già yếu, không đi lại được, đang điều trị, đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc chấp hành án.
Việc khó nhất thường không phải tiền mà là năng lực ký: công chứng viên phải xác định người ký minh mẫn, hiểu nội dung, tự nguyện. Ở bệnh viện, điều này được kiểm kỹ hơn. Bài dưới so hai cách, chỉ giấy tờ cần chuẩn bị, và những tình huống công chứng viên có thể từ chối.
Hai cách khác nhau ở đâu
| Điểm so | Tại văn phòng công chứng | Ngoài trụ sở (nhà riêng, bệnh viện) |
|---|---|---|
| Điều kiện | Ai cũng làm được | Người yêu cầu có lý do chính đáng không đến được trụ sở |
| Phí công chứng | Theo biểu phí, tính trên loại việc và giá trị | Như bên cạnh |
| Thù lao soạn thảo, in, sao chụp | Theo mức niêm yết | Theo mức niêm yết |
| Thù lao, chi phí làm ngoài trụ sở | Không có | Theo thoả thuận, trong mức niêm yết; thường gồm đi lại và thời gian |
| Lịch hẹn | Linh hoạt trong giờ làm việc | Phải hẹn trước, phụ thuộc lịch công chứng viên |
| Tra cứu dữ liệu ngăn chặn | Tra ngay tại chỗ | Thường tra trước khi đi hoặc mang thiết bị theo |
| Kiểm tra năng lực người ký | Theo quy trình thường | Kỹ hơn; có thể yêu cầu giấy tờ y tế, người làm chứng |
Ví dụ giả định: cha nằm viện cần ký tặng cho căn nhà
Giả sử người cha 82 tuổi đang điều trị dài ngày, muốn cùng mẹ ký hợp đồng tặng cho căn nhà trị giá khoảng 3 tỷ đồng cho con. Mẹ đi lại được, cha thì không.
| Khoản | Nếu đưa cha tới văn phòng | Nếu mời công chứng viên vào viện |
|---|---|---|
| Phí công chứng hợp đồng tặng cho | Theo biểu phí trên giá trị 3 tỷ | Như bên cạnh — không đổi |
| Thù lao soạn thảo hợp đồng (nếu nhờ soạn) | Theo mức niêm yết | Như bên cạnh |
| Thù lao, chi phí ngoài trụ sở | 0 | Theo thoả thuận, hỏi trước |
| Chi phí đưa người bệnh đi | Xe cứu thương hoặc xe riêng, người đi kèm, xin phép bác sĩ | 0 |
| Rủi ro sức khoẻ | Có | Thấp |
Với người bệnh thật sự không đi được, khoản thù lao ngoài trụ sở thường nhỏ hơn chi phí và rủi ro của việc đưa người đi. Điều cần làm là hỏi rõ tổng số tiền trước, gồm phí công chứng theo biểu và thù lao, rồi yêu cầu chứng từ ghi tách hai phần.
Giấy tờ chuẩn bị trước khi hẹn
- Căn cước của tất cả người ký; người bệnh không còn căn cước hợp lệ thì làm lại hoặc hỏi công chứng viên giấy tờ thay thế được chấp nhận.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà (bản gốc) hoặc giấy tờ tài sản liên quan.
- Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ về tình trạng hôn nhân để xác định tài sản chung.
- Giấy tờ chứng minh lý do không đến được trụ sở: giấy ra viện, giấy xác nhận đang điều trị, hoặc xác nhận của cơ sở y tế.
- Dự thảo hợp đồng nếu đã có, để công chứng viên xem trước và rút ngắn thời gian tại chỗ.
- Người làm chứng nếu người ký không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được — người làm chứng phải đủ điều kiện theo luật, không có quyền lợi liên quan.
Công chứng viên sẽ kiểm gì, và khi nào từ chối
- Nhận thức: người ký trả lời được các câu hỏi đơn giản về bản thân, về tài sản, về việc mình đang làm. Người đang hôn mê, lú lẫn, dùng thuốc gây mê thì không ký được.
- Tự nguyện: công chứng viên có thể đề nghị nói chuyện riêng với người ký, không có người nhà xung quanh.
- Ký hoặc điểm chỉ: người không ký được có thể điểm chỉ; nếu cả hai đều không được thì cần người làm chứng theo quy định.
- Nghi ngờ năng lực: công chứng viên có quyền đề nghị giám định hoặc từ chối. Đây không phải làm khó; một hợp đồng ký khi người ký không minh mẫn dễ bị tuyên vô hiệu, gây tranh chấp lớn hơn nhiều.
Với di chúc, yêu cầu càng chặt vì người lập di chúc sẽ không còn để xác nhận lại. Gia đình nên làm sớm khi người lập còn khoẻ, thay vì đợi tới lúc nằm viện.
Nhiều người ký, chỉ một người không đi được
Tình huống hay gặp: hợp đồng tặng cho có cha mẹ là bên tặng, con là bên nhận; mẹ và con đi lại bình thường, chỉ cha nằm viện. Có ba cách sắp xếp:
| Cách | Làm thế nào | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tất cả ký tại bệnh viện | Mẹ và con cùng có mặt khi công chứng viên vào viện | Gọn nhất; một lượt thù lao ngoài trụ sở |
| Ký tách thời điểm | Mẹ và con ký ở văn phòng, công chứng viên mang hợp đồng vào viện để cha ký sau | Tuỳ quy trình của tổ chức công chứng; hỏi trước có nhận làm như vậy không |
| Cha uỷ quyền cho mẹ | Công chứng hợp đồng uỷ quyền tại viện, rồi mẹ ký hợp đồng chính ở văn phòng | Thêm một văn bản, thêm một khoản phí công chứng uỷ quyền; ít khi rẻ hơn |
Cách thứ ba nghe hợp lý nhưng thường tốn hơn, vì công chứng viên vẫn phải vào viện để công chứng văn bản uỷ quyền, và phải kiểm năng lực người uỷ quyền y hệt. Chỉ nên dùng khi sau này còn nhiều việc khác cần mẹ thay mặt cha làm.
Khi nào chứng thực ở xã là lựa chọn khác
Một số hợp đồng về nhà đất của hộ gia đình, cá nhân có thể chứng thực tại uỷ ban nhân dân cấp xã thay vì công chứng. Chứng thực có phí theo mức cố định, nhưng cán bộ chứng thực chỉ chứng thực chữ ký và năng lực người ký, không chịu trách nhiệm nội dung như công chứng viên. Việc chứng thực ngoài trụ sở cũng có quy định riêng và không phải nơi nào cũng thực hiện. Với giao dịch giá trị lớn hoặc gia đình có nhiều người thừa kế tiềm năng, công chứng thường an toàn hơn. Nếu vẫn cân nhắc chứng thực, gọi trước cho bộ phận tư pháp của xã, hỏi rõ loại hợp đồng nào được chứng thực, có làm ngoài trụ sở không và cần giấy tờ gì — đỡ một lượt đi không.
Những cái sai hay gặp
- Hẹn công chứng viên mà chưa chuẩn bị đủ giấy tờ: đi một lượt không xong, mất thù lao lượt đó.
- Không hỏi trước tổng tiền, rồi tranh cãi khoản “phí đi lại” sau khi đã ký.
- Người nhà trả lời thay người ký khi công chứng viên hỏi: dấu hiệu thiếu tự nguyện, dễ bị từ chối.
- Chọn giờ người bệnh mệt, sau khi truyền thuốc: nên hỏi bác sĩ giờ người bệnh tỉnh táo nhất.
- Nhờ người ngoài “lo trọn gói” công chứng tại nhà mà không gặp công chứng viên: chỉ công chứng viên của tổ chức hành nghề mới được công chứng; mọi khoản phải có chứng từ của tổ chức đó.
Tự kiểm tra ở đâu
- Bảng niêm yết thù lao công chứng tại trụ sở tổ chức công chứng: mức cho việc ngoài trụ sở, soạn thảo, sao chụp.
- Biểu phí công chứng hiện hành: phí theo loại việc và giá trị tài sản.
- Sở Tư pháp của tỉnh: danh sách tổ chức hành nghề công chứng, nơi phản ánh khi thu không đúng.
- Cổng dịch vụ công: thủ tục chứng thực hợp đồng tại cấp xã nếu cân nhắc lựa chọn này.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng tại nhà có đắt hơn nhiều không?
Phí công chứng theo biểu không đổi; phần tăng thêm là thù lao và chi phí cho việc làm ngoài trụ sở, do tổ chức công chứng niêm yết và thoả thuận. Hỏi tổng số tiền trước khi hẹn và yêu cầu chứng từ tách hai phần.
Người khoẻ mạnh nhưng bận có mời công chứng viên đến nhà được không?
Luật chỉ cho công chứng ngoài trụ sở khi có lý do chính đáng như già yếu, không thể đi lại, đang điều trị, bị tạm giữ, tạm giam. Bận việc thường không được coi là lý do đủ.
Người bệnh không ký được thì làm sao?
Có thể điểm chỉ thay chữ ký. Nếu không đọc, không nghe, không ký và không điểm chỉ được thì cần người làm chứng đủ điều kiện theo luật. Công chứng viên sẽ hướng dẫn cụ thể.
Công chứng viên có vào được bệnh viện ngoài giờ thăm không?
Tuỳ quy định của bệnh viện. Gia đình nên xin phép khoa điều trị trước, sắp xếp giờ phù hợp và có người đón công chứng viên.
Lập di chúc ở bệnh viện có hợp lệ không?
Hợp lệ nếu người lập di chúc minh mẫn, tự nguyện và thủ tục đúng luật. Công chứng viên kiểm tra kỹ năng lực; nếu nghi ngờ có thể từ chối. Nên lập di chúc khi còn khoẻ để tránh tranh cãi.
Người thân ở tỉnh khác có mời công chứng viên nơi mình ở được không?
Công chứng hợp đồng về bất động sản thường phải do tổ chức công chứng tại tỉnh nơi có bất động sản thực hiện, trừ một số trường hợp như di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, uỷ quyền. Nếu người bệnh ở tỉnh khác nơi có nhà, hỏi trước công chứng viên về phạm vi được làm.
Đã công chứng tại nhà thì bản hợp đồng có khác bản ký ở văn phòng không?
Không khác về giá trị pháp lý. Lời chứng của công chứng viên ghi địa điểm công chứng; văn bản được lưu tại tổ chức công chứng như mọi văn bản khác.
