Với nhiều giao dịch giữa cá nhân — chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất, mua bán, tặng cho nhà ở, mua bán xe — pháp luật cho phép chọn công chứng hoặc chứng thực. Công chứng làm tại văn phòng công chứng, phòng công chứng; chứng thực hợp đồng làm tại uỷ ban nhân dân xã, phường. Phí chứng thực hợp đồng là mức cố định cho mỗi hợp đồng, còn phí công chứng hợp đồng có giá trị tính theo nấc giá trị tài sản.
Nhưng rẻ hơn không có nghĩa là thay thế được hoàn toàn. Hai hình thức khác nhau ở trách nhiệm với nội dung: công chứng viên chứng nhận tính hợp pháp của nội dung hợp đồng; người thực hiện chứng thực chỉ chứng nhận thời gian, địa điểm, năng lực, ý chí và chữ ký của các bên. Thuế và lệ phí trước bạ thì như nhau dù chọn cách nào. Bài này so từng mặt để chọn cho đúng việc.
Bảng so sánh hai hình thức
| Tiêu chí | Công chứng | Chứng thực hợp đồng |
|---|---|---|
| Nơi làm | Văn phòng công chứng, phòng công chứng | Uỷ ban nhân dân xã, phường |
| Chứng nhận điều gì | Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng | Thời gian, địa điểm giao kết, năng lực, ý chí tự nguyện, chữ ký của các bên |
| Ai chịu trách nhiệm nội dung | Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp | Các bên tự chịu trách nhiệm về nội dung |
| Phí | Theo nấc giá trị tài sản, hợp đồng | Mức cố định cho mỗi hợp đồng |
| Với nhà đất | Tổ chức công chứng đặt trụ sở trong tỉnh nơi có nhà đất | Uỷ ban nhân dân xã, phường nơi có nhà đất |
| Lưu trữ | Tổ chức công chứng lưu hồ sơ lâu dài | Uỷ ban lưu sổ chứng thực |
Giao dịch nào dùng được chứng thực
Chứng thực hợp đồng thay được công chứng ở những giao dịch mà luật cho chọn “công chứng hoặc chứng thực”. Những việc thường gặp:
- Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất giữa các bên không phải tổ chức kinh doanh bất động sản.
- Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, nhà ở.
- Hợp đồng mua bán, tặng cho nhà ở giữa cá nhân theo luật nhà ở.
- Hợp đồng mua bán, tặng cho xe giữa cá nhân để làm thủ tục đăng ký sang tên.
Những việc cần hỏi kỹ trước: giao dịch có một bên là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản (không bắt buộc công chứng, chứng thực), hợp đồng có yếu tố nước ngoài, hợp đồng uỷ quyền phức tạp. Và dù luật cho phép, bên thứ ba có thể yêu cầu công chứng: ngân hàng nhận thế chấp, người mua vay vốn, một số cơ quan khi thẩm định hồ sơ. Hỏi nơi sẽ nhận hợp đồng trước khi chọn.
Phí khác nhau thế nào, và khi nào chênh đáng kể
Phí chứng thực hợp đồng là một mức cố định cho mỗi hợp đồng theo biểu của Bộ Tài chính, không phụ thuộc giá trị tài sản. Phí công chứng hợp đồng có giá trị thì tính theo nấc: giá trị càng lớn, phí càng cao, có mức tối đa. Hệ quả:
- Với tài sản giá trị nhỏ (chiếc xe máy cũ, thửa đất nhỏ ở nông thôn), phí hai bên chênh không đáng kể; chọn nơi thuận tiện.
- Với tài sản giá trị lớn, chênh lệch phí rõ hơn. Nhưng so với thuế thu nhập 2% và lệ phí trước bạ 0,5% của cùng giao dịch, khoản chênh này vẫn nhỏ.
- Ngoài phí chính, công chứng thường có thù lao soạn thảo, sao y, công chứng ngoài trụ sở; chứng thực có phí chứng thực bản sao nếu cần. Hỏi trọn gói.
Không nên chọn hình thức chỉ vì phí. Chọn theo mức độ cần được bảo vệ của giao dịch, như mục dưới.
Ví dụ giả định: cùng một căn nhà, hai lựa chọn
Giả sử hai anh em ruột mua bán một căn nhà giá 3 tỷ đồng, giá hợp đồng cao hơn giá của tỉnh. Họ phân vân giữa chứng thực ở phường và công chứng. Các số là giả định.
| Khoản | Nếu chứng thực | Nếu công chứng |
|---|---|---|
| Thuế thu nhập cá nhân | Miễn (anh chị em ruột), vẫn khai | Như bên trái |
| Lệ phí trước bạ 0,5% | 3 tỷ × 0,5% = 15 triệu, trừ khi thuộc diện miễn | Như bên trái |
| Phí xác nhận hợp đồng | Một mức cố định | Theo nấc giá trị 3 tỷ; tra biểu phí |
| Kiểm tra pháp lý nội dung | Hai bên tự chịu | Công chứng viên kiểm tra, tra cứu dữ liệu ngăn chặn |
Hai hàng đầu — phần tiền lớn — giống hệt nhau. Chỗ khác là phí xác nhận và mức bảo vệ. Với anh em trong nhà, tài sản rõ ràng, chứng thực có thể đủ. Nếu một bên là người lạ, nhà có lịch sử thế chấp, hoặc người mua sẽ vay ngân hàng, công chứng đáng đồng tiền hơn.
Khi nào nên chọn công chứng dù đắt hơn
- Hai bên không quen biết, hoặc giá trị lớn so với khả năng tài chính của bên mua.
- Tài sản có lịch sử phức tạp: từng thế chấp, từng tranh chấp, thừa kế nhiều đời, sổ đứng tên hộ gia đình.
- Bên mua cần vay ngân hàng hoặc bên nhận hợp đồng yêu cầu công chứng.
- Hợp đồng có điều khoản đặc biệt: trả nhiều đợt, điều kiện giao nhà, phạt vi phạm. Công chứng viên xem xét tính hợp pháp của các điều khoản này.
- Một bên uỷ quyền cho người khác ký: cần kiểm tra kỹ phạm vi uỷ quyền.
Chứng thực phù hợp với giao dịch đơn giản giữa người thân, tài sản rõ ràng, giá trị không quá lớn, hai bên đã thống nhất và hiểu nội dung. Dù chọn cách nào, giá ghi trong hợp đồng phải là giá thật: phí và thuế tính trên đó, và đó là bằng chứng duy nhất nếu sau này có tranh chấp.
Chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký: không phải chứng thực hợp đồng
Nhiều người nhầm ba việc khác nhau cùng mang chữ “chứng thực”:
- Chứng thực bản sao từ bản chính: xác nhận bản sao đúng với bản chính. Làm được ở uỷ ban xã, phường, tổ chức công chứng, cơ quan đại diện ở nước ngoài; một số nơi có chứng thực bản sao điện tử qua dịch vụ công.
- Chứng thực chữ ký: xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của người yêu cầu. Không dùng thay cho chứng thực hợp đồng chuyển nhượng.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: việc bài này nói tới.
Mỗi việc có mức phí riêng theo biểu hiện hành. Đem hợp đồng mua bán nhà đi “chứng thực chữ ký” là sai thủ tục, hồ sơ sang tên sẽ bị trả lại.
Chuẩn bị gì trước khi đến ký
Dù chứng thực hay công chứng, buổi ký chỉ nhanh khi đủ giấy tờ ngay lần đầu. Gom trước:
- Giấy tờ tuỳ thân còn hạn của tất cả người ký; thông tin phải khớp với giấy chứng nhận hoặc đăng ký xe.
- Bản chính giấy chứng nhận nhà đất hoặc chứng nhận đăng ký xe.
- Giấy tờ về tình trạng hôn nhân: tài sản chung vợ chồng thì cả hai cùng ký hoặc có văn bản đồng ý; tài sản riêng thì có giấy tờ chứng minh.
- Dự thảo hợp đồng nếu hai bên tự soạn. Khi chứng thực, nơi chứng thực không soạn hộ nội dung phức tạp, nên chuẩn bị sẵn và đọc kỹ trước.
- Giấy uỷ quyền nếu có người ký thay, đúng hình thức và còn phạm vi.
Hỏi trước nơi làm về giờ tiếp nhận và có cần đặt lịch không. Nhiều uỷ ban phường có lịch chứng thực theo buổi.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng dịch vụ công quốc gia: thủ tục chứng thực hợp đồng tại cấp xã, thành phần hồ sơ, phí.
- Biểu phí công chứng và phí chứng thực hiện hành do Bộ Tài chính ban hành: tính trước khoản phải trả.
- Văn phòng đăng ký đất đai hoặc cơ quan đăng ký xe: hỏi hình thức hợp đồng họ chấp nhận cho hồ sơ sang tên.
- Tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại: thông báo thuế, lệ phí sau khi nộp hồ sơ sang tên.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực ở phường có giá trị pháp lý thấp hơn công chứng không?
Với giao dịch mà luật cho chọn công chứng hoặc chứng thực, cả hai đều đáp ứng yêu cầu về hình thức. Khác nhau ở trách nhiệm với nội dung: công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, còn khi chứng thực thì các bên tự chịu.
Có được chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở phường nơi mình ở thay vì nơi có nhà không?
Với hợp đồng liên quan tới bất động sản, việc chứng thực làm tại uỷ ban xã, phường nơi có bất động sản. Công chứng thì làm tại tổ chức công chứng đặt trụ sở trong tỉnh nơi có bất động sản.
Mua bán xe máy cũ giữa hai người có cần công chứng không?
Hợp đồng mua bán, tặng cho xe giữa cá nhân cần công chứng hoặc chứng thực để làm thủ tục đăng ký sang tên. Chứng thực tại uỷ ban xã, phường là cách phổ biến vì giá trị xe thường nhỏ.
Phí công chứng có tính trên giá ghi trong hợp đồng không?
Có, về nguyên tắc tính trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng. Giá ghi phải là giá thật; ghi thấp để giảm phí cũng là ghi thấp giá tính thuế, rủi ro lớn hơn nhiều so với khoản phí tiết kiệm được.
Người già yếu không đi được thì có chứng thực tại nhà được không?
Có thể đề nghị thực hiện ngoài trụ sở trong một số trường hợp như người già yếu, ốm đau, và có thể phát sinh chi phí. Hỏi uỷ ban xã, phường hoặc tổ chức công chứng về điều kiện và chi phí cụ thể.
Hợp đồng đã chứng thực, sau phát hiện sai tên thì sửa thế nào?
Các bên lập văn bản sửa đổi, bổ sung và yêu cầu chứng thực tại nơi đã chứng thực hợp đồng. Sửa tay trên bản đã chứng thực không có giá trị.
