Hàng mẫu đối tác nước ngoài gửi cho doanh nghiệp, dù không phải trả tiền, vẫn là hàng nhập khẩu phải khai hải quan. Cơ quan hải quan xác định trị giá cho lô hàng, rồi tính thuế nhập khẩu theo mã hàng và thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu, trừ khi lô hàng thuộc trường hợp được miễn theo điều kiện và trị giá quy định. Người nộp là doanh nghiệp nhận hàng, thường nộp trước khi lấy hàng, qua doanh nghiệp chuyển phát hoặc đại lý khai thay.
Tổng tốn cho một kiện mẫu nhỏ thường không lớn; cái tốn là thời gian khi hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện, máy móc…) hoặc khi không có chứng từ để xác định trị giá. Doanh nghiệp giữ đủ tờ khai và chứng từ nộp thuế thì phần thuế giá trị gia tăng đã nộp có thể được khấu trừ.
Bảng các khoản khi nhận một kiện hàng mẫu
| Khoản | Ai nộp | Tính trên gì | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thuế nhập khẩu | Doanh nghiệp nhận hàng | Trị giá hải quan × thuế suất theo mã hàng | Có thể được miễn nếu thuộc trường hợp hàng mẫu đủ điều kiện |
| Thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu | Doanh nghiệp nhận hàng | (Trị giá hải quan + thuế nhập khẩu) × thuế suất GTGT | Khấu trừ được nếu hàng dùng cho hoạt động chịu thuế |
| Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) | Doanh nghiệp nhận hàng | Theo mặt hàng | Ít gặp với hàng mẫu, trừ vài nhóm hàng |
| Phí kiểm tra chuyên ngành | Doanh nghiệp nhận hàng | Theo biểu phí của cơ quan kiểm tra | Chỉ với hàng thuộc danh mục phải kiểm tra |
| Cước, phí dịch vụ khai hải quan, lưu kho | Theo điều kiện gửi hàng | Theo báo giá doanh nghiệp chuyển phát | Không phải khoản nhà nước; hỏi rõ ai chịu trước khi gửi |
Thuế giá trị gia tăng áp một trong ba mức 0%, 5%, 10% theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15; hàng mẫu thông thường thường rơi vào 10% hoặc 5% tuỳ mặt hàng, nhưng phải xác định theo mã hàng cụ thể.
Hàng không trả tiền thì trị giá tính thế nào
Đây là câu hỏi đầu tiên người nhận mẫu hay gặp: “Họ cho không, sao lại có trị giá?” Trị giá hải quan không phụ thuộc việc có thanh toán hay không. Khi không có giao dịch mua bán, hải quan xác định trị giá theo các phương pháp thay thế: giá của hàng giống hệt, hàng tương tự đã nhập, hoặc cách khác theo quy định.
- Xin đối tác ghi trị giá tham khảo hợp lý trên hoá đơn chiếu lệ kèm ghi chú “hàng mẫu, không thanh toán”. Ghi 1 đô la cho một chiếc máy là tự rước việc bị tham vấn giá.
- Trị giá gồm cả cước vận chuyển và bảo hiểm tới cửa khẩu nhập đầu tiên, kể cả khi bên gửi trả cước.
- Mẫu đã bị làm hỏng có chủ ý (cắt lỗ, đục dấu “mẫu” để không bán được) thường được xem xét trị giá khác mẫu nguyên vẹn. Nếu đối tác làm vậy, xin họ mô tả rõ trên chứng từ.
Mỗi 1 triệu đồng trị giá tính thuế, ở mặt hàng thuế nhập khẩu 0% và GTGT 10%, tương ứng khoảng 100.000 đồng thuế giá trị gia tăng. Mặt hàng có thuế nhập khẩu thì cộng thêm phần đó trước khi tính GTGT.
Được miễn trong trường hợp nào
Pháp luật thuế xuất nhập khẩu có các trường hợp miễn thuế với hàng mẫu, hàng không nhằm mục đích thương mại, với điều kiện về mục đích sử dụng và trị giá. Các điều kiện cụ thể nằm trong văn bản hướng dẫn thuế xuất nhập khẩu hiện hành; bài này không nêu mức trị giá vì con số đã được điều chỉnh qua các thời kỳ.
Hai điều chắc chắn:
- Không có miễn “tự động” cho hàng giá trị thấp gửi chuyển phát nhanh: quy định miễn thuế cho hàng chuyển phát nhanh giá trị nhỏ đã bị bãi bỏ từ đầu năm 2025. Kiện mẫu nhỏ vẫn có thể phát sinh thuế.
- Tạm nhập để trưng bày hội chợ, triển lãm rồi tái xuất đi theo thủ tục tạm nhập tái xuất, thuế được xử lý theo cơ chế riêng; bán lại tại hội chợ thì phải làm thủ tục nhập khẩu chính thức cho phần bán.
Ví dụ giả định: xưởng may nhận vải mẫu và một máy khâu thử
Giả sử một xưởng may nhận hai kiện từ đối tác: một kiện vải mẫu nhỏ và một chiếc máy khâu công nghiệp gửi dùng thử, cả hai không thanh toán.
| Kiện | Trị giá hải quan giả định | Việc có thể phát sinh | Lúc trả |
|---|---|---|---|
| Vải mẫu | 3 triệu đồng | Thuế nhập khẩu theo mã vải, GTGT; có thể xét miễn nếu đủ điều kiện hàng mẫu | Trước khi nhận hàng từ doanh nghiệp chuyển phát |
| Máy khâu dùng thử | X | Thuế nhập khẩu theo mã máy, GTGT; kiểm tra chất lượng nếu thuộc danh mục | Khi làm tờ khai; nếu trả lại đối tác thì làm tạm nhập tái xuất ngay từ đầu |
Với chiếc máy, lựa chọn nên quyết từ trước khi đối tác gửi: giữ luôn (nhập khẩu thông thường, thuế giá trị gia tăng khấu trừ được) hay dùng thử rồi trả (tạm nhập tái xuất). Nhập thông thường rồi sau đó muốn gửi trả là đi hai lượt thủ tục.
Ai trả khoản nào: chốt với đối tác trước khi gửi
Phần lớn tranh cãi quanh kiện mẫu không nằm ở thuế mà ở câu “ai trả”. Doanh nghiệp chuyển phát sẽ thu của người nhận mọi khoản chưa được trả trước, và giữ hàng cho tới khi có người trả.
- Người gửi trả cước, người nhận trả thuế: cách phổ biến nhất. Người nhận phải chuẩn bị tiền thuế, phí dịch vụ khai và có thể phí lưu kho.
- Người gửi trả hết (cước, thuế, phí): người nhận chỉ ký nhận, nhưng vẫn cần xin bản tờ khai đứng tên doanh nghiệp mình để hạch toán.
- Người nhận trả hết: thường gặp khi mẫu gửi theo yêu cầu của bên mua. Hỏi báo giá tách từng khoản trước để so với giá trị mẫu; có khi phí còn cao hơn món hàng.
Doanh nghiệp nhận mẫu thường xuyên nên có một thư mẫu gửi đối tác: tên và mã số thuế doanh nghiệp nhận hàng, địa chỉ, người liên hệ, yêu cầu ghi mô tả hàng cụ thể bằng tiếng Anh (chất liệu, công dụng, số lượng) thay vì chữ chung chung như “sample” hay “gift”. Mô tả càng rõ, việc xác định mã hàng và thuế suất càng nhanh, ít bị gọi bổ sung.
Nếu hàng về tới nơi mới biết phát sinh khoản lớn ngoài dự tính, doanh nghiệp vẫn có quyền từ chối nhận và đề nghị trả lại người gửi; hỏi doanh nghiệp chuyển phát về chi phí chiều về trước khi quyết định.
Chứng từ doanh nghiệp cần giữ để hạch toán
- Tờ khai hải quan (hoặc chứng từ khai đơn giản qua doanh nghiệp chuyển phát) đứng tên doanh nghiệp.
- Chứng từ nộp thuế nhập khẩu và giá trị gia tăng khâu nhập khẩu — đây là căn cứ khấu trừ, không phải hoá đơn của doanh nghiệp chuyển phát.
- Thư điện tử, thoả thuận với đối tác ghi hàng gửi làm mẫu, không thanh toán.
- Hoá đơn của doanh nghiệp chuyển phát cho phần cước, phí dịch vụ nếu mình trả.
- Biên bản sử dụng hoặc huỷ mẫu khi dùng xong, để giải thích vì sao hàng không còn trong kho.
Chứng từ kế toán dùng ghi sổ lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Nhiều doanh nghiệp để doanh nghiệp chuyển phát làm hết rồi không lấy tờ khai; tới lúc cần khấu trừ thì thiếu căn cứ.
Dùng danh nghĩa hàng mẫu để nhập hàng bán: rủi ro nằm ở đâu
- Nhận “mẫu” đều đặn, số lượng lớn rồi bán ra: đó là hàng thương mại. Khai sai mục đích để hưởng miễn thuế hoặc tránh kiểm tra chuyên ngành là khai sai, bị truy thu và xử lý.
- Chia một lô hàng thành nhiều kiện mẫu gửi tên nhiều nhân viên: rủi ro đổ về cả người đứng tên nhận lẫn doanh nghiệp.
- Bán lại mẫu sau khi dùng xong: được, nhưng phải có chứng từ nhập hợp lệ và lập hoá đơn bán ra như hàng thông thường.
Tự kiểm tra ở đâu
- Cổng thông tin của cơ quan hải quan: tra biểu thuế theo mã hàng, tra tờ khai đã đăng ký.
- Doanh nghiệp chuyển phát: hỏi trước kiện hàng được khai theo hình thức nào, phí dịch vụ khai và lưu kho bao nhiêu, ai chịu.
- Cơ quan kiểm tra chuyên ngành của mặt hàng: danh mục hàng phải kiểm tra và hồ sơ.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp và sổ kế toán: đối chiếu thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu đã khấu trừ với chứng từ nộp thuế.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác trả hết cước và thuế thì doanh nghiệp có phải làm gì không?
Vẫn cần tờ khai và chứng từ đứng tên doanh nghiệp nhận hàng để hạch toán. Nếu đối tác trả thuế thay, hỏi doanh nghiệp chuyển phát cách thể hiện trên chứng từ để không vướng khi khấu trừ.
Hàng mẫu nhỏ gửi cho cá nhân nhân viên thì tính thế nào?
Nếu thực chất là mẫu cho doanh nghiệp thì nên gửi đứng tên doanh nghiệp. Gửi tên cá nhân thì kiện hàng xử lý như hàng của cá nhân, doanh nghiệp không có chứng từ để hạch toán hay khấu trừ.
Hàng mẫu bị giữ vì thiếu giấy kiểm tra chuyên ngành thì làm sao?
Bổ sung hồ sơ kiểm tra theo yêu cầu, hoặc làm thủ tục trả lại người gửi nếu không cần nữa. Hỏi trước khi đối tác gửi sẽ tránh được phí lưu kho kéo dài.
Thuế nhập khẩu hàng mẫu có được tính vào chi phí không?
Thuế nhập khẩu thường được tính vào giá trị hàng nhập, rồi đi vào chi phí khi hàng được sử dụng cho hoạt động kinh doanh, nếu đủ chứng từ theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Có cần hợp đồng mua bán cho hàng mẫu không?
Không cần hợp đồng mua bán vì không có giao dịch mua. Thư trao đổi và hoá đơn chiếu lệ ghi rõ hàng mẫu không thanh toán là chứng từ thường được dùng.
